-اهداف تان را مشخص کنید

به عنوان یک مدیر، ابتدا باید اهداف تان را شناسایی و فقط در آن فعالیت هایی شرکت کنید که به اهداف و مقاصد کاریتان مربوط می شوند. این اهداف تجاری می توانند کوتاه یا بلند مدت باشند. برنامه روزانه تان باید بر روی فعالیت ها و کار هایی متمرکز باشد که می توانند باعث پیشرفت و سود دهی کسب و کار شما باشند.

2- وظایف تان را اولویت بندی کنید

شما باید کارها و وظایف تان را اولویت بندی کنید. استفان کاوی نویسنده کتاب “اولویت دادن به اولویت ها” یک ابزار سازمانی را برای مدیریت کار های مهم و اولویت ها معرفی می کند.

او کار ها و فعالیت های روزانه شما را به دسته های مختلف تقسیم کرد تا بتوانید وظایف تان را به نحوی موثر اولویت بندی کنید.

• مهم و فوری است: این دسته فقط مخصوص آن کار هایی است که باید فورا انجام شوند.
• مهم هست اما فوری نیست: در این دسته فقط کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند، گنجانده خواهند شد.
• فوری هست اما مهم نیست: این نوع کار ها وظایفی هستند که خیلی روی آن ها تاکید می شود اما زمانی که انجام می شوند، ارزش کمی دارند یا اصلا ارزش ندارند. در صورت امکان این کار ها را به دیگران بسپارید.
• نه فوری است و نه مهم: این کار ها، کارهایی با درجه اولویت پایین هستند که توهم “مشغول بودن” را ایجاد می کند. آن ها را بعدا انجام بدهید.

3- به کار های بی اهمیت نه بگویید

شما رهبر هستید. بنابراین، باید بدانید چه وظایفی برایتان مهم هستند و چه کار هایی نه. شما باید کار های مهم تان را اولویت بندی کنید و کار های بی اهمیت را نادیده بگیرید تا بتوانید اولویت ها را به سرانجام برسانید.

4- همیشه برای کارهای تان برنامه ریزی کنید

همیشه برای وظایفی که باید انجام بدهید، برنامه ریزی کنید. بدون هدف و برنامه مشخص روز کاری تان را شروع نکنید. همیشه یک برنامه مناسب برای مدیریت کار های مهم و غیرمهم تان در طول روز آماده کنید.

برای برنامه ریزی بهترِ وظایف تان می توانید یکی از این دو رویکرد را مدنظر قرار بدهید:

• از شب قبل برنامه ریزی کنید  شما می توانید یک شب قبل از روز کاری تان راحت پشت میز بنشینید و برای کار های روز بعدتان برنامه ریزی کنید.
• صبح برنامه ریزی کنید  می توانید 10 دقیقه قبل از شروع کار در محل کارتان حاضر شوید و برای وظایف و فعالیت های کل روزتان برنامه ریزی کنید. این بهترین کاری است که می توانید انجام بدهید.

5- کارتان را به دیگران بسپارید

اگر توانایی استخدام دیگران را دارید، می توانید چند کارمند با استعداد استخدام کنید و کارتان را به کسانی محول کنید که اطمینان دارید می توانند آن کار را به نحو احسن و سر موقع تحویل بدهند. ساختن یک تیم خوب هم یک هنر است و شما می توانید کار های مهم تر را به بهترین اعضای تیم تان محول کنید. به این ترتیب یاد خواهید گرفت که چطور زمان را بهتر مدیریت کنید و کارهای تان را با دیگران به اشتراک بگذارید.

6- روند عملکردتان را پیگیری کنید

همیشه عملکردتان را در کل روز کاری پیگیری و مشخص کنید که روی کدام وظایف زمان بیشتری را صرف کرده اید و برای شما مهم بوده اند یا خیر. همیشه عملکردتان را تجزیه و تحلیل و اشتباهات را پیدا کنید و سعی کنید برای روز بعد عملکرد بهتری داشته باشید.

7- حواستان به زمانتان باشد

اگر می خواهید یاد بگیرید که چه طور زمان را بهتر مدیریت کنید، همیشه مطمئن شوید که زمان تان را به طور موثر پیگیری می کنید. اگر حواس تان به زمان نباشد، بعدا این که بفهمید روی کدام کار ها زمان کم تر و روی کدام کار ها زمان بیشتری صرف کرده اید، دشوار خواهد شد.

8- به وسایل و کارهای تان نظم بدهید

اکثر ما بیشتر عمرمان را در جستجوی وسایل و یا کارهایی هستیم که سر جای خودشان نیستند یا بی موقع انجام می شوند. بنابراین به جای هدر دادن وقت به کارهای تان نظم بدهید.

- وظایف تکراری را به صورت خودکار در بیاورید

در دنیای امروزی فناوری، می توانید به راحتی کار های روزمره ای که بارها و بارها تکرار می شوند را به صورت خودکار در بیاورید. با اتومات کردن کار های روزانه می توانید زمان زیادی را برای کارهای مهم دیگرتان ذخیره کنید. به طور مثال می ‌توانید به‌ جای نوشتن چند باره هر ایمیل، پاسخ ‌های آماده در Gmail بسازید. همچنین می ‌توانید یادآوری‌ هایی را برای کار های روزانه ‌تان در تقویم‌ های Google تنظیم کنید. در نهایت، می توانید برای انجام یک کار در Runrun.it برنامه ریزی و حالت تکرار را برایش فعال کنید.

10- از قانون 80-20 پیروی کنید

اصل پارتو که به عنوان قانون 80-20 شناخته می شود، نشان می دهد 80٪ از نتایج و دستاورد ها حاصل 20٪ از تلاش هایی است که ما می کنیم. این قانون در سازمان ها این طور شناخته شده است که 80٪ از فروش ها حاصل 20 درصد از مشتریان است. با پیروی از این قانون، می‌توانید کار های عمدتا بی‌اهمیت تان را کنار بگذارید و فقط بر روی کار های باقی مانده که برای تان مهم هستند، تمرکز کنید.

11- از کمال گرایی دست بردارید

به عنوان یک رهبر ، تمام تلاش تان را بکنید و به جلو حرکت کنید. سراغ افراد کمال گرا نروید، زیرا باعث می شود تا دوباره بر روی تکرار کار ها تمرکز کرده و سعی کنید که آن ها را به طور کامل انجام دهید، اما در واقع، وقت تان را تلف کرده اید.

12- کار های مشابه را به صورت دسته ای با هم ترکیب کنید

همیشه کار های مرتبط را به صورت یک جا با هم ترکیب کنید تا زمان تان را برای انجام کار های مشابه تلف نکنید. به طور مثال می توانید ایمیل ها و تماس های تلفنی تان را با هم ترکیب کنید و زمان مشخصی را برای پاسخگویی به آن ها در نظر بگیرید.

13- انگیزه بگیرید

همیشه وقتی که دل سرد می شوید یا احساس خستگی می کنید، از داستان ‌های الهام ‌بخش افراد موفق انگیزه بگیرید. این بهترین راه برای ایجاد انگیزه و مدیریت موثر وظایف تان در یک چارچوب زمانی برنامه ریزی شده است.

- وقت تان را با منتظر ماندن برای دیگران تلف نکنید

همیشه به موقع به محل کارتان برسید، کار ها را سر و سامان بدهید و وقت ارزشمندتان را با در انتظار ماندن برای دیگران تلف نکنید. اگر وقت خالی دارید، آن را به کار های مفیدی مثل خواندن یک کتاب الهام بخش، گوش دادن به پادکست یا نوشتن یک وبلاگ مفید صرف کنید.